Политика лесхоза в отношении обработки персональных данных
1. Организация уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке в нашей организации и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (далее — Политика) является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).
Политика разъясняет работникам Организации, как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Почтовый адрес Организации: 213910, Республика Беларусь, Могилевская обл., г. Кличев, ул. Ленинская, д. 45 e-mail: info@klichevforest.by
2. В процессе трудовой деятельности Организация осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:
| Цели обработки персональных данных | Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных | Срок хранения персональных данных |
| Формирование, ведение и хранение личных дел работников | Работники, члены их семей | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.
С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 75 лет |
| Ведение трудовых книжек | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» | -»- | Трудовые книжки — на срок трудовой деятельности (после увольнения — до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — 50 лет |
| Ведение телефонного справочника | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона | -»- | 1 месяц после увольнения |
| Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота | Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника; персональные данные иных лиц — в зависимости от цели обработки |
В отношении работников обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона); в отношении иных лиц — в зависимости от цели обработки персональных данных |
Персональные данные работников — 1 месяц после увольнения; персональные данные иных лиц — в зависимости от цели обработки |
| Ведение учета фактически отработанного времени | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 3 года |
| Командирование | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки | -»- | 3 года; при служебных командировках за границу — 10 лет |
| Выплата заработной платы | Работники, члены их семей | Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 75 лет |
| Выплата пособий по временной нетрудоспособности | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника | -»- | 75 лет |
| Применение мер поощрения | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения | -»- | 75 лет |
| Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника | -»- | 3 года |
| Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации | -»- | В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» |
| Предоставление трудовых и социальных отпусков | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | -»- | Графики трудовых отпусков — 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков — З года; по социальным отпускам — 75 лет |
| Аттестация | Работники | В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 | -»- | Протоколы аттестационной комиссии — 15 лет; аттестационные листы, характеристики — в течение срока хранения личного дела работника |
| Формирование и ведение резерва кадров | Работники, иные граждане | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона | Согласие субъекта персональных данных либо абзац шестнадцатый статьи 6 Закона | 1 год |
| Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | Работники | Паспортные данные, сведения о занимаемой должности | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 5 лет |
| Участие в реализации образовательных программ дополнительного образования | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, возможна видеозапись | -»- | 3 года |
| Участие в деятельности консультативного совета | Работники Организации, работники иных государственных органов и организаций |
Фамилия, собственное имя, отчество, место работы, занимаемая должность | Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (ссылка на норму законодательного акта) | 1 месяц после исключения из состава консультативного совета |
| Изменение, прекращение трудового договора | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки, иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 75 лет |
| Рассмотрение индивидуальных трудовых споров | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в Организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 5 лет |
| Ведение воинского учета | Работники — военнообязанные, члены их семей | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета» | -»- | 5 лет |
| Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении | Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель | В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542.
С 1 января 2024 г. текст Указа № 542 изложен в новой редакции Указом от 02.11.2023 № 343. Следует руководствоваться новой редакцией Положения № 542 |
-»- | В соответствии с главой 8 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения, установленного приказом Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 апреля 2019 г. № 11 |
| Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий | Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей | В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь | -»- | 1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий |
| Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | Работники | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» | Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 5 лет |
| Оформление необходимых для назначения пенсии документов | Работники | В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» | -»- | До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
| Расследование несчастных случаев на производстве | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» | -»- | 10 лет |
3. Обработка персональных данных работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
4. Предоставление персональных данных работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательными актами.
5. Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется исключительно для целей направления в служебную командировку за границу.
6. При осуществлении административных процедур Организация осуществляет обработку следующих персональных данных:
| Цели обработки персональных данных | Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных | Срок хранения персональных данных |
| Осуществление административных процедур | Работники, в том числе бывшие работники | В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 | Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона) | В зависимости от административной процедуры в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» |
7. Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.
8. Субъекты персональных данных имеют право:
8.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством;
8.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей:
место нахождения Организации;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица;
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством;
8.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
8.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
8.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
8.6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в суд в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством.
9. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия — также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера — номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
10. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, в том числе направив сообщение на электронный адрес: info@klichevforest.by.